De VU start met een vorm van het nieuwe werken in het nieuwe Initium gebouw
De medewerkers van de faculteit der Rechtsgeleerdheid die in de kerstvakantie naar Initium verhuisden, hebben geen eigen kamer meer: ’s morgens kiezen ze een flexplek en ’s avonds ontruimen ze die weer. Ze kunnen op een concentratieplek gaan zitten of op een plek waar ze kunnen samenwerken. Alleen wat echt nodig was verhuisde mee: er bleken nog minder verhuisdozen nodig dan gedacht. Rechten geeft daarmee als eerste handen en voeten aan het nieuwe werken op de campus. Programmamanager Marjan Oliehoek is er blij mee. Ze heeft de visieontwikkeling van het programma VU Smart@Work, dat ook onderdeel is van het Instellingsplan, onder haar hoede. Daarin werkt de Facilitaire Campus Organisatie (FCO) samen met andere diensten, die het nieuwe werken tot een speerpunt in hun beleid hebben gemaakt. “We willen werken bij de VU effectiever, efficiënter, gemakkelijker en plezieriger maken voor de organisatie en de medewerkers.”
Nut en noodzaak
Bij het nadenken over nieuwe gebouwen in het VU-Kwartier hoort nadenken over hoe, wanneer, waar en met wie mensen tegenwoordig werken, vindt Oliehoek. Dat is een kwestie van nut en noodzaak: “Nut omdat de VU wil dat medewerkers eigentijds kunnen werken en elkaar interdisciplinair ontmoeten, zodat ze beter hun werk kunnen doen en kunnen blijven concurreren met andere universiteiten. En noodzaak omdat we efficiënter met onze middelen om moeten gaan. Geld dat naar huisvesting gaat, kun je niet aan onderzoek en onderwijs besteden. En nu de middelen niet met de universiteit meegroeien is dat extra belangrijk”, vindt Oliehoek.
Dat Rechten koos voor flexibele werkplekken had alles te maken met efficiëntie. De faculteit moet het doen met de vierkante meters die er in Initium zitten. Omdat Rechten, net als de hele VU, groeit, moet de faculteit ‘indikken’. “Dat kan ook”, zegt Oliehoek. “We hebben bij Rechten, maar onlangs ook nog bij de diensten die in VU-Uilenstede zitten, gemeten hoeveel mensen er globaal op hun werkplek zitten.
De bezettingsgraad bleek gemiddeld zo’n 35 procent. Daarbij tellen de momenten dat medewerkers eventjes weg zijn voor bijvoorbeeld het halen van een kopje koffie gewoon als ‘bezet’ mee. Zelfs op piektijden is niet meer dan 55 procent van de bureau’s bezet. We gaan natuurlijk niet 45 procent van de werkplekken weghalen, maar inkrimpen met 30 procent is verantwoord. Bij Rechten is dat ook het uitgangspunt.” Het alternatief voor indikken is immers dure vierkante meters bijhuren in de omgeving. Daarbij komt dat niemand van de campus weg wil”, zegt Oliehoek. “Een omgeving waarin iedereen met wetenschap bezig is, heeft een toegevoegde waarde. Je kunt makkelijk samenwerken, ergens langslopen. Je ontmoet elkaar vanzelf.”
Place to be
Dat is ook het uitgangspunt van Smart@Work. Ook al zijn we in ons werk niet meer tijd- en plaatsgebonden, thuiswerken is niet ideaal. Oliehoek: “Een campus, of een gebouw moet eigenlijk the place to be zijn. Zo heeft
Rechten naar de inrichting van Initium gekeken. Het gebouw moet een meerwaarde hebben. Als je alleen maar thuis werkt, ontmoet je elkaar niet. Daarom is er in Initium behalve voor concentratieplekken ook ruimte vrijgespeeld voor plekken waar je samen kunt gaan zitten of kunt samenwerken. Ook de letterlijk transparante omgeving, met veel glas, moet samenwerking en ontmoeting stimuleren.”
Het nieuwe gebouw was voor Rechten aanleiding om de aanzet naar een nieuwe manier van werken te geven. “Ze hebben heel goed nagedacht over hoe ze hun werkprocessen anders konden organiseren, bijvoorbeeld over hoe ze elkaar vinden en bellen als iedereen elke dag ergens anders zit. Of hoe ze de contacten tussen docenten en studenten konden verbeteren, zelfs nu de studenten niet meer naar de docentenkamers kunnen lopen”, prijst Oliehoek. Ook de andere faculteiten en diensten zullen dergelijke processen doormaken als ze toe zijn aan nieuwe huisvesting. Smart@Work zal niet voor iedereen hetzelfde worden.
Het VU Smart@Work programma doet het voorwerk voor de toekomst, want zelfs het nieuwe werken is al niet zo nieuw meer. “De jongste generaties weten al niet beter”, concludeert Oliehoek.
