Jij als zijnde niet-leidinggevende medewerker kan deze processen voor de leidinggevenden van jouw eenheid voorbereiden en opstarten. Het betreft dus niet alleen jouw eigen leidinggevende, maar alle leidinggevenden van jouw faculteit of dienst.

De betreffende leidinggevende blijft overigens inhoudelijk verantwoordelijk voor de volledige registratie, maar wordt daarbij alleen door jou ondersteund.

Hoe werkt het?

Iedere medewerker met een arbeidsovereenkomst bij de VU heeft de autorisatie om de self services voor nieuw personeel op te starten, voor zowel een nieuwe interne medewerker als een nieuwe externe medewerker.

Een leidinggevende uit jouw faculteit of dienst kan jou aanwijzen hem of haar te ondersteunen bij het voorbereiden en registeren van nieuw personeel. Dat aanwijzen gaat niet via een self service, maar dat vraagt de leidinggevende persoonlijk aan jou. Daarbij worden meteen alle benodigde gegevens van de nieuwe overeenkomst aan jou overgedragen. Meestal vraagt een leidinggevende hiervoor een secretaresse of een andere medewerker van de eenheid die al een ondersteunende rol heeft, maar dat hoeft niet per se. De enige eis is dat de ondersteuner een arbeidsovereenkomst bij de VU heeft. Externen kunnen daarom geen ondersteuner zijn. Een andere uitzondering betreft de medewerkers die al een actor zijn in de workflow van de self services: zij kunnen geen nieuw personeel opstarten.

Let wel dat je pas kunt beginnen als de leidinggevende of de HR-adviseur een formatieplaats heeft aangemaakt voor de nieuwe medewerker.

Workflow blijft verder ongewijzigd

Nadat je als ondersteuner de registratie hebt voorbereid en opgestart, krijgt de betreffende leidinggevende de taak om al jouw ingevoerde gegevens te beoordelen, eventueel nog aan te passen en daarna goed te keuren. Daarna verloopt de workflow verder ongewijzigd. De nieuwe medewerker ontvangt het verzoek om zijn of haar persoonlijke gegevens in te vullen en ook de HR-adviseur krijgt in de workflow de taak om de overeenkomst te accorderen. Bij een eventuele afkeuring later in de workflow wordt de taak altijd teruggezet naar de verantwoordelijke leidinggevende, nooit naar jou als ondersteuner.

Meer uitleg

In de Serviceportal tref je meer informatie over hoe de betreffende self service (technisch) werkt. Voor de administratieve verwerking van nieuw personeel kun je dus ook deze informatie gebruiken. Houd er rekening mee dat je in de betreffende self services en in de uitlegteksten wordt aangesproken als leidinggevende. Je gebruikt als ondersteuner namelijk dezelfde functionaliteit die voor de leidinggevenden is ontwikkeld voor het registreren van nieuw personeel.