Veelgestelde vragen

• Wat is een VOG?

  De Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat het (justitiële) verleden van de kandidaat geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. Bij de beoordeling van een VOG-aanvraag kijkt Justis of er strafbare feiten op de naam van de kandidaat staan die een risico vormen voor de functie of het doel waarvoor de VOG is aangevraagd. Sommige strafbare feiten vormen geen bezwaar voor een baan of stage. Deze informatie wordt dan niet met de VU gedeeld. Indien er geen sprake is van een strafblad of van strafbare feiten die relevant zijn voor het doel van de aanvraag, dan ontvangt de kandidaat een VOG en anders niet. Justis hanteert voor een VOG een terugkijktermijn van in beginstel 4 jaar.

  Bij een functie waar een VOG een vereiste is, dient dit in de vacaturetekst te worden vermeld (‘Het overleggen van een VOG maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure’).

  In functies waar door bepaalde groep medewerkers met chemische, biologische, radiologische en nucleaire (CBRN) stoffen wordt gewerkt, wordt door de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid aangeraden om een VOG aan te vragen. Hierbij wordt gelet op het soort taken en bevoegdheden die worden verricht op basis waarvan de screening dient plaats te vinden gebaseerd op de handleiding Screening Medewerkers CBRN.

• Hoe wordt de VOG aangevraagd?

  1. De leidinggevende vinkt in het indiensttredingsproces aan dat er een VOG moet worden aangevraagd. Uiteraard alleen als dit voor de functie relevant is. Raadpleeg hiervoor de risicomatrix.
     
  2. De HRM Servicedesk start de digitale aanvraag voor de VOG op bij de screeningsautoriteit Justis. De basis hiervoor is de risicomatrix. Als hierin voor een functie niet is aangegeven dat een VOG vereist is, dan wordt de noodzaak (tijdens het indiensttredingsproces) door de leidinggevende en/of HR-adviseur gemotiveerd aangegeven.
  3. De kandidaat ontvangt een e-mail van Justis met daarin een aanvraagcode waarmee ingelogd kan worden om de aanvraaggegevens te controleren en de aanvraag te betalen (2023: € 33,85). De kosten voor de VOG kunnen bij de VU worden gedeclareerd. De leidinggevende informeert de kandidaat hierover.
  4. Binnen 1 tot 4 weken ontvangt de kandidaat bericht van Justis. Indien de kandidaat geen strafblad heeft of er zijn geen strafbare feiten die relevant zijn voor de functie, dan wordt de VOG afgegeven en per post naar de kandidaat opgestuurd.
  5. Na ontvangst van de VOG uploadt de kandidaat de VOG. Dit is een taak in het indiensttredingsproces. De kandidaat is er zelf verantwoordelijk voor om het origineel te bewaren.

• Is het altijd mogelijk om een VOG aan te vragen?

  Nee, hiervoor moet wel een gerechtvaardigd belang zijn. Als de leidinggevende van het beleid wil afwijken, wordt dit door de leidinggevende met de HR-adviseur vooraf overlegd en gemotiveerd.

• Wat als er wel bij de onboarding een VOG wordt aangevinkt, maar dit is volgens het beleid niet nodig?

  De HRM Servicedesk zal hierover contact opnemen met de leidinggevende voor een nadere toelichting over de noodzaak ervan.

• Wat als de leidinggevende wil afwijken van de vermelde risicogebieden bij de VOG-aanvraag?

  Dat is mogelijk, mits daartoe een noodzaak is. Als de leidinggevende aanvullende of andere risicogebieden in de VOG meegenomen wil hebben, dan overlegt de leidinggevende dit vooraf met de HR-adviseur. Bij de indiensttreding kan dit in het opmerkingenveld worden vermeld, zodat de HRM Servicedesk geïnformeerd is.

• Wat als de HRM Servicedesk onvoldoende informatie heeft voor de VOG-aanvraag?

  De HRM Servicedesk kan alleen de digitale aanvraag voor de VOG opstarten als zij hiervoor alle informatie hebben. Mochten er onduidelijkheden of vragen zijn betreffende deze aanvraag, dan nemen zij contact op met de leidinggevende.

  Als de leidinggevende hier (na een herinnering) niet op reageert, informeert de HRM Servicedesk de leidinggevende en de HR-adviseur dat de VOG-aanvraag niet in behandeling kan worden genomen. 

  De HRM Servicedesk onderneemt hierna geen verdere actie. De verantwoordelijkheid ligt bij de leidinggevende.

• Wat als de medewerker de VOG niet aanvraagt?

  De medewerker ontvangt van Justis de inloggegevens om de VOG-aanvraag verder af te ronden. De HRM Servicedesk volgt dit proces. Als de medewerker de aanvraag niet doet, dan stuurt de HRM Servicedesk de medewerker hier maximaal 2 keer een herinnering voor.

  Als blijkt dat de medewerker (ook na de 2^e herinnering) de VOG-aanvraag niet afrondt, dan informeert de HRM Servicedesk de leidinggevende en de betreffende HR-adviseur hierover.

  Het is aan de leidinggevende en de HR-adviseur om vervolgstappen te nemen. Zij informeren de medewerker zo spoedig over het genomen besluit.

  De HRM Servicedesk onderneemt vervolgens geen verdere actie en zet in het systeem de taak op ’onvoltooid sluiten’. Voor functies waar wel een VOG vereist is, wordt in het personeelsdossier de betreffende correspondentie met betrekking tot de herinneringen en communicatie naar de leidinggevende en HR-adviseur opgenomen.

• Wat als de medewerker geen VOG kan overleggen?

  De medewerker informeert hierover de leidinggevende. De leidinggevende overlegt met de HR-adviseur om dit verder af te handelen. Zij informeren de medewerker zo spoedig over het genomen besluit.

• Wat als de medewerker (na herinneringen) geen VOG overlegt?

  Als  de medewerker de VOG niet kan overleggen en hierover geen contact opneemt met de leidinggevende, dan stuurt de HRM Servicedesk een herinnering met het verzoek om de VOG alsnog te overleggen. Als de medewerker hier geen gehoor aan geeft, dan informeert de HRM Servicedesk de leidinggevende en de HR-adviseur hierover. Zij informeren de medewerker zo spoedig over het genomen besluit.

  De HRM Servicedesk onderneemt vervolgens geen verdere actie en zet in het systeem de taak op ’onvoltooid sluiten’. Voor functies waar wel een VOG vereist is, wordt in het personeelsdossier de betreffende correspondentie met betrekking tot de herinneringen en communicatie naar de leidinggevende en HR-adviseur opgenomen.

• Mag een medewerker al in dienst treden als de VOG nog niet is ontvangen?

  Voor de VOG is het de gewenste situatie dat de kandidaat een VOG (of Certificate of Conduct) kan overleggen vóór indiensttreding.

  Als de arbeidsovereenkomst is aangevangen terwijl er geen geldige VOG is overlegd, kan deze in de proeftijd worden beëindigd.

  Ook als de proeftijd reeds is verstreken, kan in overleg met de arbeidsjurist ontslag worden overwogen.

Contact VU - HRM Servicedesk