Veelgestelde vragen over Lab Servant

• Hoe kan ik inloggen?

  • Het inloggen in het systeem gaat via het volgende webadres: https://labservant.vu.nl. Je hebt hiervoor je VUnetID nodig. LabServant is te bereiken via alle type werkplekken op de campus, maar ook via BYOD-device via bijvoorbeeld Campusnet en of Eduroam Wifi.
  • Lukt het je niet om in te loggen, dan is de combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord wellicht onjuist. Voer de juiste gegevens in. Heb je geen rechten binnen de applicatie, neem dan contact op met je labmanager.
  • Wanneer je gebruik maakt van EduVPN, dan is het mogelijk om thuis (via een eigen werkplek) gebruik te maken van LabServant. Je kunt ook gebruik maken van de Citrix oplossing van de VU. Voor meer info zie: het Serviceportaal en zoek vervolgens op digitale werkplek.

• Ik weet niet hoe ik Lab Servant moet gebruiken. Waar vind ik de juiste manual?

  Elke module heeft zijn eigen manual, klik op de button rechts in beeld ('Open manual')

• Ik kan geen labels printen.

  • Controleer of er in je profiel een printer is toegekend.
  • Neem contact op met functioneel beheer via het volgende e-mailadres: labservant@vu.nl.

• Er zit geen label bij mijn bestelling.

  • Controleer of het artikel wel via Lab Servant is besteld.
  • Controleer of bij het bestelde artikel in Lab Servant een locatie is toegekend (bij supplies hoeft geen locatie ingevoerd).
  • Neem contact op met goederenontvangst als de labels ontbreken. Maak ook een melding via labservant@vu.nl.
  • De labels of de inkt in de printer is op: mail met labservant@vu.nl met locatie en een contactpersoon.

• (Bestellingen) Ik zie geen 'order' knop in Lab Servant.

  Kijk met de labmanager van je groep of deze jou heeft aangevinkt als besteller en of daarbij ook is aangevinkt dat je zowel intern als extern kan bestellen, en of er een financiële code is toegevoegd.

• Mijn bestelling is gedeeltelijk afgekeurd.

  Wanneer een bestelling gedeeltelijk is afgekeurd en lang open blijft staan, dan dient er contact opgenomen met SAP Finance.

• Ik wil bij inkoop of de leverancier controleren waarom mijn bestelling er nog niet is. Waar vind ik de benodigde gegevens?

  
  

  • Klik op het kopje order
  • Open de tab 'orders' of 'orderlines'
  • Klik op de betreffende bestelling. Boven in beeld staat wat de status is van de bestelling. Hier staat ook het interne referentienummer en het PO-nummer dat is aangemaakt en ook naar de leverancier is gestuurd.

• (Voor labmanagers) Om bestellingen te kunnen doen moet iemand de rol van inventory user hebben, ook de labmanager zelf. Hoe wordt iemand inventory user?

  • Ga naar het tabje 'inventory'
  • Ga naar 'inventory users'
  • Kies 'new'
  • Klik rechts op het blauwe blokje met drie stippen bij het kopje 'new inventory user'
  • Er verschijnt een pop-up: vul daarin de naam of deel van de naam van de user in
  • Druk op 'enter'
  • Klik de juiste persoon aan
  • Vink aan of diegene ook 'orderer' moet zijn
  • Vink aan internal en/of external
  • Kies bij een student of promovendus ALTIJD een approver (approver moet ook bekend zijn in SAP), het is ook mogelijk om meer dan een approver te koppelen
  • Wijs de juiste financiële code toe waarop diegene zijn bestellingen mag doen. Indien dat niet bekend is: neem contact op met je afdelingsmanager

• Hoe vind ik de juiste financiële code?

  • De codes zijn terug te vinden in een lijst die beschikbaar is in Lab Servant. Labmanagers kunnen een of meerdere codes toekennen aan inventory users.
  • Veel codes zijn bij de start van het bedrijfslandschap systeem veranderd. Controleer bij de afdelingsmanager wat het nieuwe nummer is.

• Hoe kan ik opzoeken waar de chemicaliën van mijn groep staan?

  Je moet hiervoor zijn aangevinkt als 'inventory user' binnen de groep waar de chemicaliën van zijn.  Dit kan de labmanager van de betreffende groep voor je doen.

• Ik heb bij het bestellen geen storage location of de onjuiste storage location gekozen.

  • Geen location: zodra de order binnenkomt ga je naar 'containers', 'new' en voer alle gegevens in. Druk op 'save and new' en haal een sticker bij de labelprinter.  
  • Verkeerde location: zodra de order binnenkomt kun je de storage location wijzigen onder het tabje 'container maintenance'-> relocate container. Scan of typ de barcode van de nieuwe locatie en scan of type dan de barcode van het betreffende compound. Druk op save en haal de nieuwe sticker op bij de printer.

• (Administratie) Ik heb geen beschikking over een scanner.

  Helaas is er een beperkt aantal scanners aanwezig vanwege het chiptekort. We proberen ervoor te zorgen dat eind juli alle scanners worden geleverd worden, zodat gevaarlijke stoffen ook uitgeboekt kunnen worden via de scanner. Tot die tijd kun je handmatig in LabServant registreren (de barcode invullen).

• Waar kan ik zelf labels printen?

  • Op dit moment beschikken alle goederenontvangsten over labelprinters. Bij alle producten (gevaarlijke stoffen) die worden besteld, levert goederenontvangst labels mee.
  • Op dit moment is IT druk bezig om labelprinters ook bij jou in de buurt te plaatsen. Je kunt labelprinters op de volgende locaties vinden:
    

  PR-056850	W&N	T-036
  PR-056853	W&N	F-353a
  PR-056854	W&N	A-019
  PR-056856	W&N	A-459
  PR-056855	W&N	G-252b
  PR-056859	O|2	1W (koffiecorner)
  PR-056860	O|2	13W25
  PR-056862	O|2	4W (koffiecorner)
  PR-056864	W&N	C-430
  PR-056869	W&N	G-146
  PR-057035	W&N	Goederenontvangst
  PR-057036	W&N	Goederenontvangst
  PR-057034	ACTA	Goederenontvangst
  PR-056861	Transitorium	Gassen TR-0C42B

• Hoe laat ik mijn bestellingen afleveren bij het Onderzoeksgebouw?

  Bij bestellingen via LabServant moet je een opslaglocatie kiezen. Zodra je een opslaglocatie in het Onderzoeksgebouw kiest, dan wordt automatisch de locatie VO Onderzoeksgebouw, Chemicals & Labsupplies geselecteerd.

  Goederen die bij de Centrale goederenontvangst in Transitorium binnenkomen, maar zijn bestemd voor het Onderzoeksgebouw, worden door FCO Logistiek naar het Onderzoeksgebouw gebracht.  Voor transport van gevaarlijke stoffen over de weg, is een speciaal team binnen FCO Logistiek ingericht. Transport vindt plaats conform ADR-wetgeving.