Werken in coronatijd

Het College van Bestuur vraagt alle medewerkers die thuis kunnen werken om thuis te werken, en alleen naar de VU te komen voor werkzaamheden die alleen op de campus gedaan kunnen worden. Daarnaast zijn er binnen de geldende overheidsmaatregelen mogelijkheden om op de campus te werken voor medewerkers die vanwege hun persoonlijke omstandigheden (bv. woonsituatie) niet thuis kunnen werken. Aan de hand van VU-brede richtlijnen hebben faculteiten en diensten voor hun medewerkers een protocol opgesteld voor werken op de campus. Bespreek deze mogelijkheden en de protocollen met je leidinggevende. Kom je naar de VU? Dan is dat voor een toegestane activiteit en doen we een beroep op jouw eigen verantwoordelijkheid om je te houden aan de afgesproken landelijke- en campusregels. Op de VU nemen we onze verantwoordelijkheid en geven we elkaar de ruimte. 

Lees in de coronaflyer Werken op de VU en op vu.nl/campus-in-coronatijd wat er van je verwacht wordt als je reist naar de VU, verblijft op de VU en de voorzieningen gebruikt.

Thuiswerken
Voor velen is een lange periode van thuiswerken niet leuk, handig of praktisch. Thuiswerken, met of zonder huisgenoten en kinderen om je heen, vraagt om een nieuw ritme en dat brengt uitdagingen met zich mee. Naast je VU-werkplek, mis je ook het dagelijkse contact met collega’s. Menselijk contact is erg belangrijk in je werk. En dat kan gelukkig in deze tijd ook heel gemakkelijk digitaal. Op deze pagina vind je tips voor thuiswerken, de inrichting van je werkplek en tref je informatie over de IT-faciliteiten die je vanuit huis kan gebruiken. Wees alert en gebruik de IT-facilteiten bewust!

Meer informatie
Informatie over dienstverband, dienstreizen, woon-werkverkeer, salaris, vakantie, verlof en jaargesprekken, vind je op de VUnet-pagina Werken en Corona. Ook vind je er informatie over leidinggeven op afstand, het voeren van online sollicitatiegesprekken en VU Support. Voor meer algemene vragen rondom het coronavirus, kijk op de pagina met veelgestelde vragen.

Een mogelijk voordeel van thuiswerken is dat je minder afleiding hebt van collega’s die je storen. Je werkt effectiever. Valkuil van helemaal geen afleiding is dat een fatsoenlijke pauze en voldoende afwisseling erbij inschiet. 

Zorg voor voldoende afwisseling in je werkhouding en beweeg regelmatig. Dat geldt voor iedere werkplek, maar nog meer nu je mogelijk op een minder goed ingerichte werkplek aan het werk bent. Let op signalen van overbelasting, zoals stijfheid, (spier)pijn, een verdoofd gevoel of tintelingen. Probeer die verschijnselen te voorkomen door regelmatig te pauzeren en van houding te wisselen.

  • Sta op en loop rond zodra dat kan, bijvoorbeeld tijdens een telefonisch overleg
  • Pak elk half uur wat te drinken of een stuk fruit
  • Gebruik voor telefoongesprekken een headset, dat kunnen ook de oortjes van je mobiele telefoon zijn 
  • Plan ruime onderbrekingen tussen (video)gesprekken 
  • Stukken lezen? Ga op de bank zitten of loop een stukje
  • Probeer verschillende soorten werkzaamheden over de dag te spreiden. Wissel intensief beeldschermwerk, zoals e-mailen, af met een activiteit waarbij je even kunt rondlopen, zoals een telefonisch overleg
  • Plan je lichaamsbeweging: maak een lunchwandeling of ga een rondje (alleen) hardlopen, wandelen of fietsen
  • Doe oefeningen op je werkplek

Wie thuis kan werken, móet thuis werken. Voor velen van ons geldt dat we prima thuis kunnen werken, maar je moet wel oppassen voor sociale verschraling.

Als het te lang duurt, kan de productiviteit afnemen en kan er ook een vervreemdingseffect ontstaan. Je hebt minder sociale ontmoetingen en minder spontane gesprekken bij het koffiezetapparaat waarbij je bijvoorbeeld met je collega’s kunt delen wat je bezighoudt of een probleem kunt voorleggen.

Menselijk contact is erg belangrijk in arbeidsrelaties. Als face-to-face-contact zoals nu niet of beperkt mogelijk is, bieden digitale tools een alternatief. Het is belangrijk om je collega’s regelmatig te blijven ontmoeten, al is het niet in levenden lijve. 

Accepteer dat thuiswerken niet hetzelfde is als werken op de VU
Leg de lat niet onrealistisch hoog voor jezelf. En ook niet voor collega’s natuurlijk. Zeker als je met meerdere mensen thuis bent, zal je inschikkelijk moeten zijn met je dagindeling en agenda. Je hebt niet alle spullen bij de hand die je nodig hebt. Het is een beetje te vergelijken met kamperen. Focus op de dingen die wel lukken, en - net als bij kamperen - geldt: oefening baart kunst.

Probeer samen te werken en contact te onderhouden met je collega's
Een spontaan mailtje met complimenten sturen, een telefoontje plegen om bij te praten en een groeps-app met collega’s. Ben je ervan bewust dat het prettig is soms even (informeel) contact te hebben met elkaar. Als je inhoudelijk met elkaar aan slag wil, kun je ook met jouw team via GoodHabitz een online training uitkiezen om samen te volgen (duur: 30 minuten per module). Bespreek deze daarna tijdens een telefonische vergadering. Tip: de cursus Online Werken.

Zorg voor rust en orde op je werkplek
Maak daar thuis afspraken over. Spreek bijvoorbeeld tijden af waarin je even niet gestoord wilt worden of aan het telefoneren bent.

Zorg voor een goed werkplan
Op kantoor zie je wat collega's doen, wat zij afleveren en wanneer zij aankomen en vertrekken. Thuis heb je dat niet. Zorg dat je voor jezelf duidelijke doelen en taken opstelt, maak onderscheid tussen ‘regulier’ en ‘noodzakelijk’, en baken je tijd af. Maak zo nodig in overleg met je leidinggevende prioriteiten voor in het werk. En hou intensief contact met je collega’s om werkzaamheden af te stemmen. Tip: volg de training Timemanagement van Goodhabitz.

Zorg voor een goede balans tussen werk- en privétaken
Bij thuiswerken ligt de verleiding op de loer dat je privétaken tussendoor gaat doen. Het werk ga je dan later inhalen. Die flexibiliteit kan een voordeel zijn, maar voor je het weet ben je ook nog ’s avonds bezig en lopen werk en privé door elkaar heen. Thuiswerkers maken doorgaans meer uren. Als ze overdag iets  doen wat niet rechtstreeks werkgericht is, hebben ze meer dan medewerkers op kantoor de neiging die uren te gaan compenseren. Ook blijven medewerkers  vaak langer thuis doorwerken omdat ze het vertrouwen van de werkgever niet willen schaden. Daardoor kan het lastiger zijn om nog los te komen van je werk.

Zorg ervoor dat je het gewone werkritme aanhoudt
Begin je op het werk om 8 uur? Doe dat thuis ook. Dat zorgt voor structuur. Maak duidelijk een einde aan de werkdag. Maak een planning voor de volgende dag; wat niet af komt, plan je nogmaals in, zo bewaak je een gezonde werkdruk. Zorg voor een goede balans tussen werk- en privétaken: bij thuiswerken ligt de verleiding op de loer dat je bijvoorbeeld huiselijke taken tussendoor doet. Het concentratievermogen neemt door afleiding en onderbreking snel af. Het blijkt telkens ongeveer acht minuten te kosten voor je weer op hetzelfde concentratieniveau terugkeert.

Zorg dat je voldoende contact houdt met je collega’s en leidinggevende
De (digitale) techniek maakt veel mogelijk om met elkaar in contact te blijven. Voor leidinggevenden: organiseer momenten om te overleggen en laat medewerkers duidelijk weten wanneer dat zal zijn. Dat geeft rust en duidelijkheid.

Zorg goed voor jezelf
Het schijnt dat we op het werk vaak beter voor onszelf zorgen dan bij thuiswerken. Het is een unieke kans om er nu ook voor jezelf het beste van te maken. Experimenteer waar mogelijk met werkritme en werktijden en zet de koffie zoals jij het lekker vindt.

Meer informatie over zingeving en mentaal gezond thuiswerken in tijden van corona, kijk de VUnet-pagina Werken & Corona.

Een goed ingerichte beeldschermplek is met de meubels thuis misschien niet altijd volledig mogelijk. Het is misschien improviseren. Als referentiekader staan hier de vuistregels voor de meest optimale instellingen. Voer ze in onderstaande volgorde uit:

  • Zet je voeten stevig op de grond
  • Plaats je benen in een hoek van 90 graden
  • Houd een vuist ruimte tussen de voorkant van de zitting en je knieholte
  • Zorg voor goede steun in de onderrug
  • Zorg dat de armsteunen je onderarmen ondersteunen, terwijl je schouders ontspannen zijn. Maak gebruik van een zitkussen als je stoel te laag is
  • De tafelhoogte bevindt zich net onder de armsteunen, zet je bureau of tafel op klossen als deze te laag is
  • Plaats het beeldscherm op armlengte recht voor je. Plaats de bovenrand op ooghoogte, bijvoorbeeld op boeken of ene pak printpapier
  • Plaats de muis en het toetsenbord (pootjes ingeklapt) zo dicht mogelijk bij je lichaam zodat je niet hoeft te reiken
  • Maak ter afwisseling eventueel gebruik van functietoetsen (bijvoorbeeld Alt-Tab om tussen vensters te wisselen en Page Up en Page Down om door een document te scrollen)
  • Als je moet schrijven of lezen van papier, doe dat dan aan een tafel die 4-5 cm hoger is

Bekijk een voorbeeld van een werkplekinrichting.

Waar kan ik mijn thuiswerkplek het beste inrichten? 
Kies voor een rustige plek waar je ongestoord kunt werken als dat kan. Zorg dat er niet direct licht op je beeldscherm valt en dat je niet direct tegen het (zon)licht inkijkt. Gedempt licht van opzij is ideaal.

Hoe werk ik thuis het beste met een laptop?
Als je thuis werkt op een laptop, richt je de laptop-werkplek dan in als een gewone werkplek. De bovenrand van je beeldscherm bevindt zich ongeveer op ooghoogte. Geen laptopstandaard? Gebruik een krat of een stapel boeken. Gebruik dan ook een los toetsenbord en muis. Heb je die niet? Vraag een thuiswerkset aan bij de dienst IT of koop zelf een muis en/of toetsenbord. Kosten voor het  aanschaffen kun je tot maximaal € 75 declareren. Stem dit wel eerst af met je leidinggevende.

Als je veel met documenten werkt in combinatie met een laptop is een laptopstandaard aan te raden, zodat je niet steeds je hoofd hoeft te draaien. In overleg met je leidinggevende kun je een laptopstandaard aanschaffen als je die niet hebt. Let er bij het kopen op dat de standaard een documenthouder heeft, groot genoeg is voor de laptop die je gebruikt, stabiel kan staan en instelbaar is op verschillende hoogtes

Hoe werk ik thuis het beste met een smartphone?
Werk voor e-mail zo min mogelijk met een smartphone, in ieder geval niet langdurig. Als je de smartphone gebruikt, zorg dan dat je nek niet te veel en te lang gebogen is. Houd je telefoon dus voor je gezicht. Ondersteun eventueel je onderarm en verander vaak van houding.

Ik krijg mijn werkplek niet optimaal ingericht. Wat kan ik doen?
Een goede werkplek is van belang, zeker als je er niet alleen incidenteel, maar meerdere uren per dag gebruik van maakt. Het is belangrijk om zelf alert te blijven op de ontwikkeling van fysieke klachten en je werkzaamheden heel regelmatig af te wisselen. Zie de tips bovenaan en bekijk ook op de veelgestelde vragen op VUnet-pagina Werken & Corona voor bijvoorbeeld informatie over het gebruik van een bureaustoel van de VU. 

Mocht het thuis echt niet lukken om een geschikte werkplek in te richten, bespreek dan af met je leidinggevende of je op de campus kunt werken.

Even belangrijk voor thuiswerken, is de technische ondersteuning. Thuis kun je op verschillende manieren gebruik maken van IT-faciliteiten. Denk aan het lezen van je e-mail, het starten van een online vergadering, het ophalen van bestanden van de H:- en G:Schijf en het werken met VU-software. Op het IT-portaal askIT vind je meer informatie over de IT-facilteiten die je vanuit huis kan gebruiken. Voor docenten is er op Canvas een pagina ingericht met informatie en tips voor het aanbieden van online onderwijs.

WAARSCHUWING!
Wees alert en gebruik de IT-faciliteiten bewust. Juist nu de meeste mensen thuiswerken, proberen internetcriminelen op creatieve manieren toegang te krijgen tot je bestanden of ons netwerk. De dienst IT scherpt het wachtwoordbeleid aan, maar doet tegelijkertijd een oproep om bewust om te gaan met apparaten en systemen die je thuis gebruikt en alert te zijn op verdachte e-mails. Lees verder op VUnet.

Aandacht voor nieuwe gegevensverwerking
Het is van belang om, ook in de situatie waarin we thuiswerken, ervoor zorgen dat we blijven voldoen aan de privacywetgeving. Uiteraard zijn de Privacy Champions beschikbaar om jullie daarbij te helpen. Zie VUnet voor meer informatie.

Meer informatie en veelgestelde vragen over inrichting van de thuiswerkplek, dienstverband, dienstreizen, woon-werkverkeer, salaris, vakantie, verlof, en jaargesprekken, vind je op de VUnet-pagina Werken en Corona. Ook vind je er informatie over leidinggeven op afstand, het voeren van online sollicitatiegesprekken en VU Support. Voor meer algemene vragen, kijk op de pagina met veelgestelde vragen.