Thuiswerktips

Tips voor thuiswerken

Alle VU-medewerkers, die niet betrokken zijn bij vitale processen, werken tot en met tenminste 1 juni vanuit huis. Voor velen is zo’n lange periode van thuiswerken niet leuk, handig of praktisch. Thuiswerken, met of zonder huisgenoten en kinderen om je heen, vraagt om een nieuw ritme en dat brengt uitdagingen met zich mee.

Naast je VU-werkplek, mis je in deze periode ook het dagelijkse contact met collega’s. Menselijk contact is erg belangrijk in je werk. En dat kan gelukkig in deze tijd ook heel gemakkelijk digitaal. Hieronder vind je tips voor thuiswerken en tref je informatie over de IT-faciliteiten die je vanuit huis kan gebruiken.

WAARSCHUWING! Wees alert en gebruik de IT-facilteiten bewust. Juist nu de meeste mensen thuiswerken, proberen internetcriminelen op creatieve manieren toegang te krijgen tot je bestanden of ons netwerk. De dienst IT scherpt het wachtwoordbeleid aan, maar doet tegelijkertijd een oproep om bewust om te gaan met apparaten en systemen die je thuis gebruikt en alert te zijn op verdachte e-mails. Lees verder.

Aandacht voor nieuwe gegevensverwerking
Het is van belang om, ook in de situatie waarin we thuiswerken, ervoor zorgen dat wij blijven voldoen aan de privacywetgeving. Uiteraard zijn de Privacy Champions beschikbaar om jullie daarbij te helpen. Zie VUnet voor meer informatie.


Zorg voor voldoende afwisseling in je werkhouding en beweeg regelmatig. Dat geldt voor iedere werkplek, maar nu je mogelijk op een minder goed ingerichte werkplek aan het werk bent nog meer.

Let erop dat je niet te lang onafgebroken doorwerkt. Houd heel regelmatig pauzes: sta op en loop een stukje, ga als dat kan even traplopen, rek je uit of kijk een paar minuten in de verte.  Hoe lang ‘te lang’ is verschilt per persoon. Let op signalen van overbelasting, zoals stijfheid, (spier)pijn, een verdoofd gevoel of tintelingen. Probeer die verschijnselen te voorkomen door regelmatig te pauzeren en van houding te wisselen:

● Sta op en loop rond zodra dat kan, bijvoorbeeld tijdens een telefonisch overleg

● Bel collega’s op in plaats van een mail te sturen

● Pak elk half uur wat te drinken of een stuk fruit

● Gebruik voor telefoongesprekken een headset, dat kunnen ook de oortjes van je mobiele telefoon zijn 

● Plan ruime onderbrekingen tussen (video)gesprekken 

● Stukken lezen? Ga op de bank zitten of loop een stukje

● Probeer verschillende soorten werkzaamheden over de dag te spreiden. Wissel intensief beeldschermwerk zoals e-mailen af met een activiteit waarbij je even kunt rondlopen zoals een telefonisch overleg

● Plan je lichaamsbeweging: maak een lunchwandeling of ga een rondje (alleen) hardlopen, wandelen of fietsen

● Doe oefeningen op je werkplek

Werken met beeldschermen
Een goed ingerichte beeldschermplek is met de meubels thuis misschien niet altijd volledig mogelijk. Als referentiekader staan hier de vuistregels voor de meest optimale instellingen. Voer ze in onderstaande volgorde uit:

● Zet je voeten stevig op de grond

● Plaats je benen in een hoek van 90 graden

● Houd een vuist ruimte tussen de voorkant van de zitting en je knieholte

● Zorg voor goede steun in de onderrug

● Zorg dat de armsteunen je onderarmen ondersteunen, terwijl je schouders ontspannen zijn

● De tafelhoogte bevindt zich net onder de armsteunen

● Plaats het beeldscherm op armlengte recht voor je. Plaats de bovenrand op ooghoogte

● Plaats de muis en het toetsenbord (pootjes ingeklapt) zo dicht mogelijk bij je lichaam zodat je niet hoeft te reiken

● Maak ter afwisseling eventueel gebruik van functietoetsen (bijvoorbeeld Alt-Tab om tussen vensters te wisselen en Page Up en Page Down om door een document te scrollen)

● Als je moet schrijven of lezen van papier, doe dat dan aan een tafel die 4-5 cm hoger is

Bekijk  hier een voorbeeld van een werkplekinrichting.


Waar kan ik mijn thuiswerkplek het beste inrichten? 
Kies voor een rustige plek waar je ongestoord kunt werken als dat kan. Zorg dat er niet direct licht op je beeldscherm valt en dat je niet direct tegen het (zon)licht inkijkt. Gedempt licht van opzij is ideaal.

Mijn tafel is te hoog/te laag. Wat kan ik doen? 
Het is belangrijk dat je je lichaam zo goed mogelijk ondersteunt en dat je benen niet afgekneld worden. Zorg dat je je schouders niet hoeft op te trekken en dat je zo min mogelijk hoeft te reiken naar de muis. Het is misschien improviseren. Probeer tot een zo goed mogelijke afstemming te komen voor jezelf: 
● Plaats het beeldscherm hoger op bijvoorbeeld boeken of een pak printpapier 
● Zet je bureau of tafel op klossen als deze te laag is 
● Maak gebruik van een zitkussen als je stoel te laag is 
● Plaats een kussen of voetenbank onder je voeten (je benen moeten in een hoek van ca. 90 graden zijn en je knieën niet hoger dan je bekken)

Hoe werk ik thuis het beste met een laptop?
Als je thuis werkt op een laptop, richt je de laptop-werkplek dan in als een gewone werkplek. De bovenrand van je beeldscherm bevindt zich ongeveer op ooghoogte. Geen laptopstandaard? Gebruik een krat of een stapel boeken. Gebruik dan ook een los toetsenbord en muis. Heb je die niet? Vraag een thuiswerkset aan bij de dienst IT (info volgt binnenkort op VUnet) of koop zelf een muis en/of toetsenbord. Kosten voor het  aanschaffen kun je tot maximaal € 75 declareren. Stem dit wel eerst af met je leidinggevende.

Hoe werk ik thuis het beste met een smartphone?
Werk voor e-mail zo min mogelijk met een smartphone, in ieder geval niet langdurig.  Als je de smartphone gebruikt, zorg dan dat je nek niet te veel en te lang gebogen is. Houd je telefoon dus voor je gezicht. Ondersteun eventueel je onderarm en verander vaak van houding.

Ik krijg mijn werkplek niet optimaal ingericht. 
Het is dan extra belangrijk om alert te blijven op de ontwikkeling van fysieke klachten en je werkzaamheden heel regelmatig af te wisselen. Zie de tips bovenaan. Overleg met je leidinggevende als je bureau-werkplek niet geschikt is. In samenspraak wordt er dan gezocht naar een haalbare oplossing.  Spreek bijvoorbeeld af dat je vaker pauzeert.

Hoe voorkom ik psycho-sociale arbeidsbelasting bij het thuis werken?
Wie thuis kan werken, móet thuis werken. Daar heeft Nederland naar geluisterd. Je kunt prima thuiswerken, maar je moet wel oppassen voor sociale verschraling.

Als het te lang duurt kan de productiviteit afnemen en kan er ook een vervreemdingseffect ontstaan. Je hebt minder sociale ontmoetingen en minder spontane gesprekken bij het koffiezetapparaat waarbij je bijvoorbeeld met je collega’s kunt delen wat je bezighoudt of een probleem kunt voorleggen.

Menselijk contact is erg belangrijk in arbeidsrelaties. Als face-to-face-contact zoals nu niet mogelijk is, bieden digitale tools een alternatief. Het is belangrijk om je collega’s regelmatig te blijven ontmoeten, al is het niet in levenden lijve. Nog een aantal tips:

Accepteer dat thuiswerken niet hetzelfde is als werken op de VU
Leg de lat niet onrealistisch hoog voor jezelf. (En ook niet voor collega’s natuurlijk.) Zeker als je met meerdere mensen thuis bent zal je inschikkelijk moeten zijn met je dagindeling en agenda. Het is waarschijnlijk minder makkelijk om geconcentreerd te werken. Je hebt niet alle spullen bij de hand die je nodig hebt. Het is een beetje te vergelijken met kamperen. Focus op de dingen die wel lukken, en — net als bij kamperen — geldt: oefening baart kunst.

Probeer samen te werken en contact te onderhouden met je collega's
Een spontaan mailtje met complimenten sturen, een telefoontje plegen om bij te praten en een groeps-app met collega’s. Ben je ervan bewust dat het prettig is soms even (informeel) contact te hebben met elkaar. Als je inhoudelijk met elkaar aan slag wil, kun je ook met jouw team via GoodHabitz een online training uitkiezen om samen te volgen (duur: 30 minuten per module). Bespreek deze daarna tijdens een telefonische vergadering. Tip: de cursus Online werken.

Zorg voor rust en orde op je werkplek
Maak daar thuis afspraken over. Spreek bijvoorbeeld tijden af waarin je even niet gestoord wilt worden of aan het telefoneren bent.

Zorg voor een goed werkplan
Op kantoor zie je wat collega's doen, wat zij afleveren en wanneer zij aankomen en vertrekken. Thuis heb je dat niet. Zorg dat je voor jezelf duidelijke doelen en taken opstelt, maak onderscheid tussen ‘regulier’ en ‘noodzakelijk’, en baken je tijd af. Maak zo nodig in overleg met je leidinggevende prioriteiten voor in het werk. En hou intensief contact met je collega’s om werkzaamheden af te stemmen.

Neem regelmatig pauze en doe aan time -management
Een mogelijk voordeel van thuiswerken is dat je minder afleiding hebt van collega’s die je storen. Je werkt effectiever. Valkuil van helemaal geen afleiding is dat een fatsoenlijke pauze en voldoende afwisseling erbij inschiet. Neem daarom een pauze tussen calls, neem pauze voor thee/koffie, lunch ergens anders in huis en loop elk uur even weg van je werkplek. Of volg de training Timemanagement van Goodhabitz.

Zorg voor een goede balans tussen werk- en privétaken
Bij thuiswerken ligt de verleiding op de loer dat je privétaken tussendoor gaat doen. Met de kinderen spelen, stofzuigen, eten koken. Het werk ga je dan later inhalen. Voor je het weet ben je ook nog ’s avonds bezig en lopen werk en privé door elkaar heen. Thuiswerkers maken doorgaans meer uren. Als ze overdag iets  doen wat niet rechtstreeks werkgericht is, hebben ze meer dan medewerkers op kantoor de neiging die uren te gaan compenseren. Ook blijven medewerkers  vaak langer thuis doorwerken omdat ze het vertrouwen van de werkgever niet willen schaden. Daardoor kan het lastiger zijn om nog los te komen van je werk. Besteed daarom voldoende aandacht op geplande momenten aan bijvoorbeeld het thuisonderwijs van je kinderen. Plan dat in en maak (indien mogelijk) afspraken met huisgenoten over de zorg voor kinderen: wissel dit af.

Zorg ervoor dat je het gewone werkritme aanhoudt
Begin je op het werk om 8 uur? Doe dat thuis ook. Dat zorgt voor structuur. Maak duidelijk een einde aan de werkdag. Maak een planning voor de volgende dag; wat niet af komt, plan je nogmaals in, zo bewaak je een gezonde werkdruk. Zorg voor een goede balans tussen werk- en privétaken: Bij thuiswerken ligt de verleiding op de loer dat je bijvoorbeeld huiselijke taken tussendoor doet of gaat spelen met de kinderen. Het concentratievermogen neemt door afleiding en onderbreking snel af. Het blijkt telkens ongeveer acht minuten te kosten voor je weer op hetzelfde concentratieniveau terugkeert. 

Zorg dat je voldoende contact houdt met je collega’s en leidinggevende
De (digitale) techniek maakt veel mogelijk om met elkaar in contact te blijven. Voor leidinggevenden: organiseer momenten om te overleggen en laat medewerkers duidelijk weten wanneer dat zal zijn. Dat geeft rust en duidelijkheid.

Zorg goed voor jezelf
Het schijnt dat we op het werk vaak beter voor onszelf zorgen dan bij thuiswerken. Het is een unieke kans om er nu ook voor jezelf het beste van te maken. Experimenteer waar mogelijk met werkritme en werktijden, drink je eigen koffie. Als je daar goed op let, is het gemakkelijker om deze periode van thuiswerken beter door te komen.


Kan ik mijn bureaustoel van de VU komen ophalen?
Nee. Het is helaas niet uitvoerbaar om alle medewerkers in staat te stellen om hun bureaustoel op te halen. Uitzonderingen zijn medewerkers voor wie een maatwerkstoel is aangeschaft op advies van de Arbodienst. (zie hieronder)

Op de VU gebruik ik een bureaustoel die door de Arbodienst is geadviseerd, kan ik deze thuis gebruiken?
Als je op een door de Arbodienst geadviseerde stoel werkt, kun je met je leidinggevende overleggen of je deze tijdelijk naar je huis kunt (laten) vervoeren.

Wat als ik een muis of toetsenbord nodig heb om thuis met een laptop te kunnen werken?
De dienst IT gaat thuiswerksets aanbieden. Informatie hierover volgt binnenkort op VUnet. Als je hier niet op kunt wachten, kun je zelf een muis en/of toetsenbord aanschaffen en declareren. De VU vergoedt maximaal 75 euro voor extra benodigdheden zoals een toetsenbord of muis voor thuiswerk. 

Hoe kan ik advies krijgen over de inrichting van mijn thuiswerkplek?
Maak een foto van je werkplek en stuur deze met je vraag op naar een van de arbo-adviseurs:
Helma Windt: [email protected]
Marielle Rozemond: [email protected]

Even belangrijk voor thuiswerken, is de technische ondersteuning. Thuis kun je op verschillende manieren gebruik maken van IT-faciliteiten. Denk aan het lezen van je e-mail, het starten van een online vergadering, het ophalen van bestanden van de H:- en G:Schijf en het werken met VU-software. Op VUnet vindt je meer informatie over de IT-facilteiten die je vanuit huis kan gebruiken. Voor docenten is er op Canvas een pagina ingericht met informatie en tips voor het aanbieden van online onderwijs.