Research data management bij SGW

• Uitgangspunten Research Data Management

  Om ervoor te zorgen dat onderzoeksresultaten verifieerbaar zijn, is het belangrijk dat de data waarop deze zijn gebaseerd betrouwbaar en beschikbaar zijn. Dit vereist nauwkeurig databeheer en adequate opslag van onderzoeksdata gedurende het gehele onderzoekstraject (en daarna). SGW vraagt onderzoekers zich daarom te houden aan de FAIR Principles. De FAIR Principles (gepubliceerd in het wetenschappelijk tijdschrift Scientific Data in 2016) zijn internationaal erkende richtlijnen voor de manier van beschrijven, het opslaan en het publiceren van wetenschappelijke data en onderzoek. De afkorting FAIR staat voor de Findability (vindbaarheid), Accessibility (toegankelijkheid), Interoperability (interoperabiliteit, of terwijl: de mogelijkheid om samen te werken) en Reusability (herbruikbaarheid) van onderzoeksdata. Eén van de doelen van de FAIR Principles is om onderzoeksdata zoveel mogelijk vrij ter beschikking te stellen. Niet alle soorten data zijn echter geschikt voor hergebruik. Denk bijvoorbeeld aan privacygevoelige data. Daarom luidt het motto dan ook: “as open as possible, as closed as necessary”. Instructies over hoe u uw onderzoeksdata “FAIR” kunt maken vindt u in de onderstaande secties en onder het kopje “Meer informatie”.

  Naast de FAIR Principles dienen onderzoekers werkzaam bij SGW zich te houden aan de volgende gedragscodes en wetten: de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit  (VSNU, 2018), het Evaluatie Protocol Onderzoek (SEP, 2015-2021), de Wet Medisch-Wetenschappelijk Onderzoek met Mensen (WMO), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG).

• Voorafgaand aan het onderzoek: Data Management Plan (DMP)

  Een data management plan is een document dat gedurende het gehele onderzoekstraject als leidraad dient voor onderzoekers in de omgang en opslag met onderzoeksdata. Het omhelst onderwerpen zoals data collectie, analyse, gebruikersrechten, ethische richtlijnen, opslag, archivering, etc. Een DMP is daarnaast vaak een belangrijke eerste vereiste (na het eigenlijke onderzoeksvoorstel) voor het verkrijgen van een beurs bij organisaties als NWO, ZonMw en ERC.

  Aan alle onderzoekers werkzaam bij SGW wordt geadviseerd een DMP op te stellen voor de start van een onderzoeksproject (ongeacht of dit een vereiste is voor het verkrijgen van een beurs). Daarnaast is het raadzaam om voorafgaand aan het onderzoek contact op te nemen met de data steward van SGW (data.fgw@vu.nl). Van PhD kandidaten werkzaam bij SGW wordt verwacht dat zij een DMP schrijven als onderdeel van de verplichte cursus “Writing a Data Management Plan”. Tijdens deze cursus zullen de PhDs begeleid worden in het schrijven van een DMP door zowel de data steward van SGW als de data stewards van de universiteitsbibliotheek.

  Onderzoekers kunnen gebruiken maken van DMPonline bij het schrijven van een DMP. Deze tool beschikt over verschillende sjablonen van subsidieverstrekkende instanties en universiteiten. Het biedt tevens de mogelijkheid om de DMP te laten controleren door de data stewards van de universiteitsbibliotheek. Meer informatie over het schrijven van een goed DMP is op deze pagina (NB: in het Engels) te vinden. NB: het is aan te raden om een DMP regelmatig te herzien tijdens een onderzoeksproject. Niet alleen omwille van het feit dat een subsidieverstrekkende instantie vaak een herziende versie van de DMP aan het einde van een onderzoeksproject verwacht, maar ook omdat het regelmatig updaten van een DMP een goede manier is om overzicht te behouden van de voortgang van een project.

  In het geval dat een onderzoeksproject wordt uitgevoerd in samenwerking met partner instanties, dan kan het zijn dat Consorium Agreement of een Data Sharing Agreement moet worden opgesteld voorafgaand aan het onderzoek. Wanneer dit het geval is, dan dienen onderzoekers zich tijdig te wenden tot de privacy champion en/of de data steward van de school (data.fgw@vu.nl).

• Voorafgaand aan het onderzoek: Ethische toetsing en Privacy

  Veel van het onderzoek dat plaatsvindt binnen de geesteswetenschappen maakt gebruikt van persoonsgegevens of gevoelige data. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Onderzoekers aan de VU die werken met persoonsgegevens dienen zich te houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG). Dit geldt voor alle soorten data, bijvoorbeeld teksten (enquêtes, uitwerkingen van interviews), foto’s, video-opnames, audio-opnames, databases, excelbestanden, etc.

  Wanneer gebruikt wordt gemaakt van persoonsgegevens in onderzoek, dan dienen extra maatregelen genomen worden gedurende het hele onderzoekstraject om de privacy van betrokken personen te waarborgen. Onderzoekers werkzaam bij SGW die werken met persoonsgegevens worden geadviseerd het volgende document (in het Engels) te raadplegen en contact op te nemen met de privacy champion van de school (data.fgw@vu.nl).

  Daarnaast dient elk onderzoek waarbij persoonsgegevens worden verwerkt voorgelegd te worden aan de Ethische Toetsingscommissie Onderzoek (etco.fgw@vu.nl). Van alle onderzoekers werkzaam bij SGW wordt verwacht dat zij de ethische richtlijnen toepassen zoals die staan beschreven in het Ethisch Toetsingreglement Onderzoek. Meer informatie over de Ethische Toetsingscommissie Onderzoek (ETCO) en de aanvraagprocedure is te vinden op deze pagina.

  Wanneer een student ten behoeve van een scriptie persoonsgegevens en/of gevoelige informatie verwerkt, dan dienen de student en de begeleider samen een Data Sharing Statement te ondertekenen waarin de richtlijnen m.b.t. het veilig gebruik van de onderzoeksdata staan beschreven. De privacy champion van SGW (data.fgw@vu.nl) heeft hiervoor een sjabloon beschikbaar. In het geval dat de begeleider van de scriptie van plan is de onderzoeksdata te hergebruiken in toekomst of wanneer de student en begeleider samen de onderzoeksdata willen publiceren, dan dient de begeleider voorafgaand aan het onderzoek een aanvraag in te dienen bij de ETCO.

• Tijdens het onderzoek: Opslag

  Gedurende het onderzoekstraject dient onderzoeksdata te allen tijden op een professionele en veilige wijze opgeslagen te worden. Zodoende spendeert u minder tijd aan het zoeken naar uw bestanden en vermindert u het risico op het kwijt raken van belangrijke informatie. Er zijn verschillende opslagmogelijkheden beschikbaar aan de VU. SGW raadt de volgende software/opslag mogelijkheden aan voor onderzoekers:

  • SurfDrive (voor de opslag van reguliere onderzoeksdata),
  • SciStor (voor de opslag van grote datasets),
  • SURFfilesender (voor het versturen van onderzoeksdata naar collega’s),
  • Research Drive of YODA (voor de opslag van privacygevoelige data).

  Bij vragen of twijfel m.b.t. het kiezen van een juiste oplossing of voor toegang tot deze opslagmogelijkheden kunnen onderzoekers bij SGW contact opnemen met de data steward van de school (data.fgw@vu.nl) of de Storage Finder van de universiteitsbibliotheek raadplegen.

• Tijdens het onderzoek: Bescherming

  Om te voorkomen dat onderzoeksdata kwijt raakt of in de verkeerde handen valt is het belangrijk een aantal algemene richtlijnen te volgen:

  • Maak gebruik van een opslagsysteem dat wordt ondersteund aan de VU (zie hiervoor de sectie “Opslag”). Het is niet toegestaan om gratis opslagsystemen zoals Dropbox of Google Drive te gebruiken.
  • Het is niet aan te raden om onderzoeksdata op USB sticks of vergelijkbare draagbare media op te slaan of te vervoeren. Indien dit toch noodzakelijk is, dient de onderzoeksdata zo snel mogelijk te worden overgedragen naar een van de systemen die wordt ondersteund aan de VU. De gegevens dienen vervolgen te worden verwijderd van het draagbare medium.
  • Zorg ervoor dat u regelmatig een back-up maakt van uw data.
  • Open geen links in verdachte e-mails. Neem contact op met de ICT Servicedesk van de VU indien u een dergelijke email ontvangt (servicedesk.it@vu.nl).
  • Regel wie toegang heeft tot de onderzoeksdata. Het is mogelijk om groepsmappen aan te maken op het lokale VU netwerk, op SurfDrive en op Research Drive. Voor advies en/of vragen m.b.t. het delen van data met collega’s kunt u contact opnemen met ICT voor onderzoek (itvo.ucit@vu.nl).
  • Neem bij een datalek of het vermoeden daarvan direct contact op met de ICT Servicedesk via 020-59 80000 of servicedesk.it@vu.nl.

  Afhankelijk van de gevoeligheid van uw onderzoeksdata (bijvoorbeeld wanneer u werkt met persoonsgegevens) kan het daarnaast nodig zijn om extra veiligheidsmaatregelen te nemen. Indien dit het geval is, neem dan contact op met privacy champion van de school (data.fgw@vu.nl).

• Na afloop van het onderzoek: Archivering

  Nadat een onderzoeksproject is voltooid of wanneer resultaten van het project worden gepubliceerd, dan dient de relevante data voor verificatie doeleinden te worden gearchiveerd in een betrouwbaar archief (data repository) voor minimaal tien jaar. Tezamen met de data dient daarnaast metadata te worden gearchiveerd (zoals de naam van het project, namen van de projectleider en andere deelnemende onderzoekers, wat voor soort data is het, hoe de data is bewerkt, welke software is gebruikt, welke coderingen, wie hebben toegang tot de data, wie de eigenaar van de data is, hoe lang de data wordt opgeslagen, etc.). Het is raadzaam om in een datamanagementplan deze informatie vast te leggen aan het begin van het onderzoekstraject en deze wanneer nodig gedurende het onderzoekstraject aan te vullen.

  Onderzoekers bij SGW kunnen voor het archiveren van data gebruik maken van verschillende archieven, waaronder DataVerseNL. Daarnaast staat het onderzoekers vrij om een ander archief te kiezen, bijvoorbeeld één die beter past bij de specifieke discipline van de onderzoeker. Daarbij is het wel van belang om te verifiëren of een CoreTrustSeal is toegekend aan het betreffende archief en of het archief een zogenaamde “persistent identifier” (PID), zoals een DOI, verschaft voor de dataset. Voor advies bij het archiveren van data kunnen onderzoekers contact opnemen met de RDM Support Desk (rdm@vu.nl) of met de data steward van de faculteit (data.fgw@vu.nl).

  Privacygevoelige data dient te worden gearchiveerd in YODA, een archief van de VU dat geschikt is voor het bewaren van persoonlijke of gevoelige data voor minimaal tien jaar. Voor het verkrijgen van toegang tot YODA raadplegen onderzoekers de RDM Support Desk van de universiteitsbibliotheek (rdm@vu.nl).

• Na afloop van het onderzoek: Registratie in PURE

  Alle onderzoekers werkzaam bij SGW dienen hun onderzoekersresultaten (inclusief datasets) te registreren via PURE. Afhankelijk van de regelgeving m.b.t. copyright kunnen hier ook volledige versies van artikelen worden geüpload (neem hiervoor contact op met de Open Access specialisten van de universiteitsbibliotheek, openaccess.ub@vu.nl). Onderzoeksresultaten die zijn geregistreerd via PURE zijn publiekelijk vindbaar en toegankelijk via het Narcis archief.

  Registraties van onderzoeksresultaten via PURE …

  • verhogen de zichtbaarheid en impact van onderzoek,
  • bevorderen hergebruik en transparantie,
  • stimuleren samenwerking tussen onderzoekers,
  • en worden meegenomen in onderzoeksevaluaties en -beoordelingen.

  Een handleiding voor het registreren van datasets en overige onderzoeksresultaten via PURE is hier (NB: in het Engels) te vinden.

• Na afloop van het onderzoek: Open Access

  Open Access publiceren betekent dat je je publicatie zonder beperkingen online kosteloos toegankelijk maakt voor iedereen. Het is de ambitie van de Vrije Universiteit Amsterdam (VU) om alle wetenschappelijke publicaties voor iedereen toegankelijk te maken. Om Open Access publiceren te stimuleren, heeft de VU met een groot aantal uitgevers Open Access deals gesloten. Van onderzoekers werkzaam bij SGW wordt verwacht dat zij zoveel mogelijk via Open Access kanalen publiceren (tenzij er goede redenen zijn om dit niet te doen). De universiteitsbibliotheek heeft een team van Open Access specialisten (openaccess.ub@vu.nl) klaar staan om onderzoekers te ondersteunen in het beschikbaar maken van bestaande en nieuwe publicaties in Open Access. Meer informatie over deze procedure is op deze pagina te vinden.

• Meer informatie over Research Data Management (downloads)

  • VU Research Data Management Policy
  • FGW Research Data Management Beleid (Engels)
  • Ethisch Toetsingreglement Onderzoek
  • Dealing with personal data in your research: a 6-steps guideline (Engels)
  • VU Universiteitsbibliotheek Research Data Management Libguide (Engels)
  • VU 10 Privacy Regels bij Onderzoek
  • The FAIR Principles explained by GO FAIR (Engels)