Research Data Management

verantwoordelijkheden

De Vrije Universiteit Amsterdam hecht aan een zorgvuldige omgang met onderzoeksdata. De verantwoordelijkheden ten aanzien van Research Data Management zijn binnen de VU als volgt belegd.

Onderzoekers

1. Onderzoekers zijn verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en ethische vereisten ten aanzien van hun onderzoeksdata, inclusief toetsing bij ethische commissies indien nodig.

2. Onderzoekers zijn er verantwoordelijk voor dat hun onderzoeksdata gedurende de data life cycle betrouwbaar, herleidbaar en veilig opgeslagen zijn en dat ze hierover kunnen rapporteren naar hun afdelingshoofd, bijvoorbeeld bij uitdiensttreding. Tegelijkertijd zijn afdelingshoofden ook verantwoordelijk voor het maken van afspraken hierover met onderzoekers, zie punt 7 onder ‘Verantwoordelijkheden’ in dit beleid.

3. Onderzoekers zijn verantwoordelijk voor de archivering van hun onderzoeksdata voor minimaal tien jaar na het moment van publicatie, tenzij wettelijke bepalingen, discipline-specifieke richtlijnen of contractuele bepalingen anders voorschrijven. Als moment van publicatie wordt de eerste online openbaarmaking gehanteerd. Indien er geen online publicatiedatum is, geldt de formele publicatiedatum van de uitgever. Als een onderzoeker in de tijd tussen het indienen van een voorgenomen publicatie en het moment van publicatie uit dienst gaat, moeten er afspraken worden gemaakt over de verantwoordelijkheid voor data-archivering conform punt 2 en punt 7 onder ‘Verantwoordelijkheden’ in dit beleid.

4. Onderzoekers zijn verantwoordelijk voor het kunnen delen van hun onderzoeksdata voor wetenschappelijk gebruik en ter verificatie, onder andere door ze toegankelijk (‘Accessible’ uit FAIR) te maken voor anderen, bij voorkeur en waar mogelijk met een ‘Persistent Identifier’. Voordat onderzoeksdata worden gedeeld voor gebruik of ter verificatie, moet de onderzoeker zorgen dat aan de wettelijke en ethische vereisten wordt voldaan. Indien onderzoeksdata ook persoonsgegevens betreffen, zal moeten worden beoordeeld of deze gegevens kunnen worden gedeeld met de betreffende partij en zo ja, onder welke voorwaarden.

5. De VU zorgt ervoor dat onderzoeksdata die aan de VU worden gegenereerd, vindbaar (‘Findable’ uit FAIR) zijn door een beschrijving van deze datasets op te nemen in het ‘Current Research Information System’ (CRIS) van de VU. De rol voor onderzoekers in dit proces is als volgt. Onderzoekers kunnen deze registratie zelf doen, of zijzelf of onderzoeksondersteuners kunnen de CRIS-beheerder ([email protected]) verzoeken dit te doen middels het doorgeven van de benodigde informatie (e.g. locatie waar de dataset gearchiveerd is, auteursgegevens, projectgegevens).

6. Onderzoekers die persoonsgegevens verzamelen en verwerken bij hun onderzoek, moeten in aanvulling op het voldoen aan de vereisten uit de AVG en de UAVG ook de verwerking(en) registreren in het verwerkingsregister voor persoonsgegevens. Het bijhouden van een register van verwerkingen is een wettelijke verplichting (opgelegd door de AVG). Voor ondersteuning op dit punt zijn de privacycontactpersonen - ‘Privacy Champions’ (login VUnet nodig) - in de faculteiten het eerste aanspreekpunt.

Afdelingshoofden

7. Afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het maken van afspraken met onderzoekers over het beheer van hun onderzoeksdata, in ieder geval bij uitdiensttreding van een onderzoeker, zie ook punt 2 in dit beleid.

Faculteiten

8. Faculteiten stellen een facultair beleid Research Data Management op, waarbij alle afdelingen en instituten binnen de faculteit worden afgedekt, met daarin indien nodig discipline-specifieke protocollen. 

9. De decaan legt jaarlijks verantwoording af in het PO (Portefeuillehoudersoverleg) over het gevoerde beleid ten aanzien van Research Data Management.

Universiteit

10. De universiteit is uiteindelijk verantwoordelijk voor naleving van geldende wet- en regelgeving door de VU en de onderzoekers aan de VU, waaronder de AVG en de UAVG. 

11. De universiteit is verantwoordelijk voor het aanbieden van basisfaciliteiten voor Research Data Management. De universiteit faciliteert de vindbaarheid van onderzoeksdata middels CRIS (zie ook punt 5 onder ‘Verantwoordelijkheden’ voor onderzoekers in dit beleid), waarin datasets kunnen worden geregistreerd, en ondersteunt onderzoekers waar mogelijk bij de datasetregistratie. 

12. De universiteit is verantwoordelijk voor het geven van trainingen, ondersteuning en advies aan onderzoekers op het gebied van Research Data Management.

Meer informatie

Voor meer informatie over ondersteuning bij het beheer en opslag van onderzoeksgegevens kunnen VU-onderzoekers de LibGuide Research Data Management raadplegen. Voor vragen kunnen onderzoekers terecht bij de RDM Support Desk.


English version