De arbeidsomstandighedenwet geeft aan dat de thuiswerkplek zodanig ingericht moet zijn dat de medewerker op een ergonomische verantwoorde manier zijn werk kan doen. Vanuit preventiebeleid, het naleven van de geldende regelgeving en richtlijnen t.a.v. beeldschermwerk (Beleidskader veiligheid- en gezondheid VU Amsterdam) heeft de VU deze (vergoedings)regelingen opgesteld. Medewerkers die thuiswerken hebben recht op adequate werkplekvoorzieningen.

Onder de thuiswerkvoorzieningen van de VU vallen IT-apparatuur (in bruikleen), een bureaustoel (in bruikleen), een vergoeding voor een bureau en bureaulamp (zie voorwaarden en maximale bedragen hieronder) en een internetvergoeding.

IT-apparatuur
Denk bijvoorbeeld aan een complete (desktop) thuiswerkset in bruikleen, of een muis en toetsenbord om te gebruiken in combinatie met je laptop. Informatie vind je op de IT Service portal. De kosten van IT apparatuur voor de thuiswerkplek komen vanuit het afdelingsbudget.

Bureaustoel
Als je voor jouw thuiswerkplek een bureaustoel nodig hebt, is het mogelijk om een bureaustoel van de VU in bruikleen te krijgen. Na akkoord van jouw leidinggevende kun je de bureaustoel aanvragen via een formulier op de Serviceportal.

De stoel wordt bij de medewerker thuisbezorgd, tenzij in onderling overleg anders wordt afgesproken. FCO neemt contact op met de medewerker over het bezorgtijdstip. De bureaustoel wordt door FCO bekostigd; voor het brengen en halen door FCO Logistiek worden kosten in rekening gebracht bij de afdeling van de medewerker (€1 per gereden kilometer).

Bureau en/of bureaulamp
Medewerkers die nog geen goede thuiswerkplek hebben komen daarom in aanmerking voor een vergoeding voor een ergonomisch bureau en/of bureaulamp. Na akkoord van jouw leidinggevende is het mogelijk om een vergoeding van maximaal €200,- voor een goed instelbaar ergonomisch bureau en een bureaulamp te ontvangen. De kosten van een ergonomisch bureau en/of bureaulamp voor de thuiswerkplek komen vanuit het afdelingsbudget. Het bureau moet ca. 120 cm breed en 80 cm diep zijn. Daar mag +/- 10 cm van afgeweken worden. Belangrijk is dat het bureau op de juiste hoogte is ingesteld of ingesteld kan worden (in hoogte verstelbaar werkblad). Zo nodig kan een zit/sta bureau worden aangeschaft.  

Als je voldoet aan de voorwaarden, kun je de bon voor het bureau en de lamp declareren bij de VU via de self service Declareren, reisvoorschotten aanvragen en status inzien. 

Voorwaarden:

• de medewerker werkt daadwerkelijk thuis voor de VU
• de medewerker heeft een vast dienstverband bij de VU (WP of OBP) of heeft een tijdelijk dienstverband dat nog minimaal 6 maanden voortduurt vanaf het moment van declareren
• de medewerker heeft een aankoopnota als bewijs van de aanschaf van bureau en/of lamp
• de medewerker vermeldt bij “Reden onkosten: inrichting thuiswerkplek"
• de medewerker kiest bij de onkostensoort voor “Reparatie Apparatuur“
• ben je een student-assistent, stagiair of oproepkracht, overleg dan met je leidinggevende of je gebruik mag maken van deze regeling

Met de indiening van de declaratie verklaart de medewerker: 

• het bureau en/of de lamp te gebruiken voor de (ergonomische inrichting van de) thuiswerkplek
• dat hij/zij voor de kosten van het bureau en/of de lamp niet eerder een vergoeding van de VU ontvangen heeft 
• de kosten niet bij een andere werkgever gedeclareerd heeft
• de ontvangen vergoeding voor 1/12e deel per maand over het aantal resterende maanden terug te betalen in het geval dat de medewerker binnen een jaar na aanschaf van het bureau op eigen verzoek of door diens schuld/ toedoen uit dienst gaat.    

Veelgestelde vragen

• Mag ik ook een duurder bureau of duurdere lamp kopen?
  Ja, dat mag. Je kan maximaal € 200,- declareren en de meerkosten zijn dan voor eigen rekening.
• Is het bedrag van €200,- in- of exclusief BTW en hoe zit het met de bezorgkosten?
  BTW:
  De genoemde bedragen zijn inclusief BTW.
  Bezorgkosten:
  Het is indien noodzakelijk toegestaan om maximaal 50 euro bezorgkosten te declareren. 
• Mag ik ook een tweedehands bureau kopen?
  Je kunt bij bijvoorbeeld een kringloopwinkel ook een tweedehands ergonomisch bureau kopen, maar declaratie ervan is alleen toegestaan wanneer er een bon als bewijs van de aanschaf van het bureau geüpload kan worden. De reden hiervoor is dat het een arboverstrekking betreft waarbij er voor de VU een strenge bewijslast naar de fiscus bestaat. Een bewijs van een bankoverschrijving overschrijving is dan niet voldoende.
• Wat wordt onder een ergonomisch bureau verstaan?
  De norm voor een ergonomisch bureau is 120 cm breed en 80 cm diep. Daar mag +/- 10 cm van afgeweken worden. Belangrijk is dat het bureau op de juiste hoogte is ingesteld of ingesteld kan worden.

Geschikte plek

• Kies een zo rustig mogelijke plek waar je ongestoord kunt werken. 
• Zorg dat er niet direct licht op je beeldscherm valt en dat je niet tegen het (zon)licht inkijkt. Gedempt licht van opzij (schuin op het raam) is ideaal. Maak eventueel gebruik van zonwering.

Afbeelding instellen van de werkplek

Checklist beeldschermwerk(plek) thuis

Met de checklist beeldschermwerk(plek) thuis kun je beoordelen of je thuiswerkplek aan de (ergonomische) eisen voldoet. Als je een vraag met nee beantwoordt, kijk dan wat je kan doen om de situatie te verbeteren. Kom je er zelf niet uit, bespreek dan met je leidinggevende welke opties er zijn. Mocht je blijvend tegen knelpunten aanlopen, bedenk dan of het verantwoord is om (structureel) thuis te werken.

Lukt het met deze tips niet om de werkplek goed in te richten, heb je niet de juiste spullen voor de thuiswerkplek of heb je fysieke klachten, dan kun je advies vragen aan een arbo-adviseur via arbo.advies@vu.nl.

Instructies voor het instellen van de beeldschermwerkplek

Bureaustoel

• Stel de hoogte van de zitting zo in dat je voeten stevig op de grond staan en je bovenbenen horizontaal zijn. 
• Stel de zitdiepte zo in dat er ongeveer een vuist ruimte tussen knieholte en zitting is. 
• Stel de lendensteun zo in dat je onderrug wordt gesteund: de bolling van de rugleuning laag in de rug, net boven de billen, moet aansluiten. Maak, indien aanwezig, gebruik van de flexibele instelling van rugleuning en/of zitting (neig-verstelling). Pas daarbij de tegendruk van de rugleuning aan je lichaamsgewicht aan. 
• Ga zitten met ontspannen schouders en de armen losjes naast het lichaam. Breng je onderarmen naar voren onder een hoek van ongeveer 90°. Stel de hoogte en breedte van de armleuningen zo in dat de onderarmen erop kunnen steunen en je met ontspannen schouders kunt werken.

Werkblad

• Pas de hoogte van het werkblad aan de hoogte van je armleuningen aan (niet andersom), zodanig dat het werkblad het verlengde wordt van je armleuningen. 

Beeldscherm, toetsenbord en muis

• Zet het beeldscherm recht voor je:
  • Bovenrand van het scherm maximaal op ooghoogte (10-15 cm lager mag ook)
  • Kijkafstand bij een 19 inch beeldscherm tussen 60 en 80 cm
  • Bij voorkeur haaks op de lichtinval (van het raam) 
• Zet het toetsenbord recht voor je op onderarmafstand, leg de muis naast het toetsenbord. 
• Klap de pootjes van het toetsenbord in, zodat een neutrale polsstand ontstaat.

Geen instelbare tafel of bureaustoel?
Als je geen instelbare bureaustoel hebt en de tafel is te hoog, leg dan een kussen op de zitting en doe een klein kussentje of opgerolde handdoek in je onderrug (als lendensteun). En gebruik een voetensteun. Zo zorg je ervoor dat je hoog genoeg zit.

Als je geen instelbaar bureau hebt en het werkblad is te hoog, zet dan de instelbare bureaustoel op de juiste hoogte en gebruik een voetenbank (of doos) onder je voeten. Een te lage tafel kun je verhogen met klosjes/verhogingen onder de poten. Aan een te laag bureau kan niet op een ergonomisch verantwoorde wijze worden gewerkt.

Bij een minder goed ingerichte werkplek is het extra belangrijk om te zorgen voor voldoende afwisseling in je werkhouding en om regelmatig te bewegen.

Laptop
Een laptop is ontworpen voor kortdurend gebruik. Werken met een laptop is fysiek belastender dan werken met een standaard beeldschermopstelling. Doordat het toetsenbord aan het beeldscherm vastzit, staat het toetsenbord te hoog of het beeldscherm te laag. Dit leidt tot een gebogen werkhouding, waardoor rug-, schouder- en nekklachten kunnen ontstaan. Door verkeerde polsstand kan overbelasting ontstaan van onderarmen, handen en polsen. 

Besturingsmiddelen van een laptop zijn minder gebruikersvriendelijk dan de standaard muis. Dat kan leiden tot overbelasting van de onderarmspieren. Volgens de Arbowet zijn dan ook voorzieningen als een extra toetsenbord en beeldscherm en losse muis noodzakelijk als een laptop langer dan twee uur per etmaal gebruikt wordt. Deze kun je aanvragen bij IT. In plaats van een beeldscherm kan er ook een laptopstandaard worden gebruikt, zodat het laptopscherm op ooghoogte staat. Voor advies kan je terecht een arbo adviseur via arbo.advies@vu.nl

Tablet
Een tablet is simpelweg niet bedoel voor intensief beeldschermwerk. Gebruik een tablet niet om echt langdurig op te typen.

Smartphone
Werk voor e-mail zo min mogelijk met een smartphone. Als je hiervoor toch de telefoon gebruikt, houd deze dan voor je gezicht zodat je nek niet te veel en te lang gebogen is. Ondersteun eventueel je onderarm en verander vaak van houding.

Voorkom brand door oververhitting van apparatuur

• Voorkom losliggende kabels waarover je kunt struikelen en die kortsluiting kunnen veroorzaken.
• Laad apparaten alleen op als je erbij bent en niet ’s nachts. Een apparaat met een volle accu kan te heet worden als het blijft laden. Haal het altijd van de oplader als het helemaal is opgeladen.
• Laat een oplader niet in het stopcontact zitten. Als er geen apparaat aan vastzit, kan de oplader te warm worden. Bij minder bekende merken is dit risico extra groot.
• Gebruik geen alternatieve goedkope kabels, en alleen de opladers van de fabrikant.
• Dek apparaten niet af. Apparaten, batterijen en opladers moeten hun warmte kwijt kunnen. Leg bijvoorbeeld je telefoon ’s nachts niet onder je hoofdkussen.

Weet wat je moet doen bij oververhitting
Wees alert op een brandgeur, rook, vonken of vloeistof die uit een apparaat lekt. Als dat gebeurt, doe dan het volgende:

• Haal meteen het apparaat van de lader en de lader uit het stopcontact. 
• Leg (als dit veilig kan) het apparaat buiten neer, buiten bereik van brandbare materialen.
• Bel 1-1-2 als er veel rook is of als er brand ontstaat.

Meer informatie over brandveiligheid

• Brandgevaar oplader
• Opladers, batterijen en accu’s

De VU stelt apparatuur en haar netwerk ter beschikking zodat studenten en werknemers ook buiten de campus toegang hebben tot onder andere bestanden, e-mail en internet. Uitgangspunt is dat de gebruikers hiermee op een verantwoorde en adequate manier omgaan, met aandacht voor privacy en informatiebeveiliging.

Meer informatie

• Richtlijn (melden) datalekken
• Reglement ICT-voorzieningen medewerkers VU